Data de publicação: 28/08/2020
A Diretora Vice-Presidente do Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN-SP, no uso das competências dispostas no artigo 11 da Lei Complementar nº 1.195, de 17 de janeiro de 2013, combinadas com a Portaria DETRAN-SP nº 158/2020;
Considerando o disposto no Decreto Estadual nº 64.355, de 31 de julho de 2019, que institui o Programa SP Sem Papel;
Considerando o disposto na Resolução SG nº 57, de 30 de setembro de 2019, que aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas;
Considerando a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, bem como a racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis;
Considerando a necessidade de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital;
Considerando que a partir do próximo dia 31 de agosto, todos os documentos produzidos nesta autarquia deverão observar a forma digital;
Considerando o engajamento do DETRAN-SP com a consolidação do Programa SP Sem Papel e da Política Pública de Gestão Documental e Acesso à Informação no âmbito da Administração Pública Estadual, RESOLVE:
Artigo 1° – A partir de 31 de agosto de 2020, a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas de novos documentos no DETRAN-SP deverão ser feitos exclusivamente no ambiente informatizado do Programa SP Sem Papel (https://www.spsempapel.sp.gov.br), ressalvados aqueles que integram plataformas digitais já em uso na Autarquia.
§ 1º – Os documentos autuados e registrados no SPDOC antes da implantação do programa tramitarão em papel até seu encerramento e destinação, conforme os prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos editados pela Administração Pública do Estado e por esta Autarquia.
§ 2º – O registro, autuação e tramitação de documentos em meio físico somente serão permitidos nas situações de indisponibilidade temporária do ambiente informatizado e se, simultaneamente, houver comprometimento dos prazos legais ou administrativos, apresentando a matéria caráter de urgência ou emergência, devidamente declarada pela autoridade competente, a fim de justificar sua autuação e cadastramento no SPDOC.
§ 3º – Nos casos do § 2º deste artigo, o registro no ambiente informatizado deverá ser realizado imediatamente após seu restabelecimento, tendo ou não ocorrido a conclusão da tramitação.
§ 4º – O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização e inclusão no ambiente informatizado, fornecendo protocolo ao interessado e restituindo-lhe o original , exceto se este constituir documento composto (dossiê, expediente, processo ou prontuário) autuado antes da implantação do ambiente informatizado, cujo volume não tenha sido devidamente encerrado.
§ 5º – Caso o recebimento de documentos em papel se dê por intermédio de meio postal ou malotes de entrega, casos em que não é viável a restituição imediata ao interessado, estes permanecerão arquivados na área competente até sua destinação final, conforme os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
§ 6º – Os documentos remetidos por órgãos e entidades públicas e privadas externos poderão ser endereçados em formato digital diretamente para os e-mails institucionais das respectivas áreas competentes estabelecidos por portaria da Presidência, passando o seu tratamento a ser realizado no ambiente informatizado.
Artigo 2° – O grupo gestor responsável pela operacionalização do Programa SP Sem Papel no DETRAN-SP funcionará como Administrador Local, contando com servidores das seguintes áreas:
I – Superintendências Regionais;
II – Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso-CADA;
III – Núcleo de Comunicações Administrativas;
IV – Gerência de Redes, Infraestrutura e Suporte;
V – Assessoria de Imprensa;
§ 1º – As áreas constantes dos incisos I a V indicarão à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA os nomes dos servidores que terão a atribuição de Administrador Local até o dia 04 de setembro de 2020, cuja relação será publicada para conhecimento do corpo funcional da Autarquia.
§ 2º – A inclusão ou exclusão definitiva de servidores públicos após a implantação do ambiente informatizado deverá ser solicitada ao Administrador Local pela Gerência de Recursos Humanos, no ato de sua admissão ou demissão.
§ 3º – Será de competência do gestor de cada área solicitar ao Administrador Local a alocação de servidor público sob sua gestão em duas ou mais mesas virtuais do ambiente informatizado.
§ 4º – Aos Administradores Locais caberão a inclusão e a exclusão de usuários no ambiente informatizado nos termos dos §§ 2º e 3º, além das demais funções constantes do Manual Básico de Operações agregado ao ambiente informatizado.
Artigo 3º – Os usuários do ambiente informatizado deverão concluir os cursos de treinamento no Ambiente Virtual de Aprendizagem – AVA, disponibilizados desde 20 de agosto de 2020, no sítio eletrônico https://treinamentos.spsempapel.gov.br.
Artigo 4° – Para a efetividade desta portaria, observar-se-ão as normas contidas no Decreto Estadual nº. 64.355, de 31 de julho de 2019 e a Resolução SG-57, de 30 de setembro de 2019, exarada pela Secretaria de Governo.
Artigo 5º – Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
NEIVA APARECIDA DORETTO
Diretora Vice-Presidente
ASSINADO NO ORIGINAL
